Como o Translation Office 3000 mudou a minha vida
30/08/2013
PARTE 1
INTRODUÇÃO E IMPRESSÕES GERAIS
Um dos meus maiores desafios profissionais sempre foi organizar o aspecto administrativo e financeiro do trabalho. Tenho um lado obsessivo-compulsivo que me faz adorar detalhes, planilhas, tabelas, números que batem até o último centavinho. Por isso fui capaz de manter o controle financeiro na minha vida profissional durante mais de dez anos, sem que nenhum pagamento caísse no buraco negro. Mas esse controle exigia um grande, enorme, gigantesco esforço.
Quando comecei a trabalhar como tradutora autônoma, fazia cópias de uma planilha em branco que preenchia manualmente com os dados básicos do trabalho, incluindo uma coluna para o ok da entrega e o ok do pagamento. Mais tarde, passei a trabalhar em parceria com uma colega, ter clientes internacionais e receber pagamentos em três países diferentes. Aí entrou o Excel. Montei uma planilha bonitinha, coloridinha, que foi crescendo, se tornando mais complexa, ganhando mais e mais abas.
Embora conceitualmente fosse boa, tinha alguns problemas. Mais de uma vez fiz uma modificação específica para um mês e esqueci de desfazer no mês seguinte, passando para a frente uma fórmula ou cálculo errados. Sempre descobri esses tropeços a tempo, mas custaram muitas horas de angústia e páginas e páginas de anotações tentando entender onde estava o erro. Outro problema da minha super planilha de Excel é que ela funcionava muito bem para o controle do andamento dos projetos, mas nunca consegui encontrar um jeito prático e preciso de controlar a situação das cobranças e pagamentos. E isso foi um sofrimento durante muito tempo.
Da primeira vez que ouvi falar sobre o Translation Office 3000, não fiquei muito animada. Vários colegas diziam que já tinham “tentado” usar o programa, mas que era difícil de entender, pouco intuitivo, muito complicado, cheio de coisas desnecessárias. Não me pareceu tão interessante, mas comecei a prestar atenção às conversas sobre o peso das tarefas administrativas. O papo era unânime: não existe nenhum programa realmente bom. O TO3000, se não fosse complicado, se não fosse difícil, se não fosse, se não fosse.
De repente, em meio a um período de muitíssimo trabalho — com um novo cliente grande e vários novos clientes médios e pequenos —, meu marido me perguntou quanto eu tinha para receber e quando. Passei três dias fazendo listas, abrindo minhas planilhas mensais no Excel, criando novas planilhas, fazendo cálculos, anotando em calendários, fazendo mais listas... e não conseguia dar uma resposta concreta. Não sei se tinha chegado a perder as rédeas da coisa, mas estava segurando pela pontinha. Talvez no 4° dia eu conseguisse chegar a um número exato, definitivo e indiscutível. Mas três, quatro dias, só para saber quanto tinha para receber era tempo demais. Não estava nem fazendo notas e faturas, estava só tentando me entender no meio das minhas colunas e filas coloridas.
No dia 1° de maio baixei o trial do TO3000 e comecei a colocar os trabalhos dos dois principais clientes ali. Estamos a meados de agosto e minha vida profissional é outra.
É verdade que a navegabilidade do programa não é das melhores. A sequência das ações poderia ser mais lógica e direta. Essa desvantagem explica os três meses que levei para conhecer o programa e passar a depender dele para administrar meu trabalho. Decidi escrever este artigo porque sei que vários colegas podem se beneficiar incrivelmente do programa e não é preciso que cada um perca três meses se eu acabo de passar por isso. Então aqui vou explicar o que eu já descobri e como estou usando o programa. Outros usuários já terão descoberto mais coisas que eu, ou outras formas de aproveitar os recursos do TO3000 (como usar o modo Projects, que não uso), mas eu vou contar aqui o que eu estou fazendo e que está dando resultados muito bons.
IMPORTANTE: Tenho a versão 10, Professional Edition. Se você já comprou a licença Starter ou Standard, não vai poder usar algumas das funções aqui descritas. (Veja a comparação aqui.) Se você for baixar o trial, poderá experimentar o Advanced Edition, que tem ainda mais funções do que o Professional.
Revisão JAN2016:
Atualizei para a versão 11, mas as diferenças são poucas.
O QUE É E O QUE NÃO É
O TO3000 não mexe com memórias, glossários, nada relacionado à atividade de traduzir. O foco é administrativo, centralizando o controle de todo o processo. Na minha opinião, estas são principais vantagens que ele oferece:
Visualização da fila de trabalhos. Os trabalhos pendentes aparecem graficamente representados em um calendário.
Fácil geração de documentos como orçamentos ou faturas. Com todos os dados do cliente já armazenados e modelos personalizados, o tempo necessário para montar uma proposta ou uma fatura é irrisório.
Administração da política de preços. Os preços podem ser padronizados para cada tipo de serviço, ou por cada cliente, ajudando muito na hora de montar um orçamento.
Controle dos invoices enviados e pagamentos recebidos. É muito fácil consultar os invoices que já foram enviados, os que é preciso enviar, os pagamentos já recebidos e os que ainda devem entrar.
... E UM DIA EU ENTENDI
Praticamente todos os comentários que ouvi até hoje sobre o TO3000 batem na mesma tecla: o programa é difícil de entender. É, eu também achava. Mas enquanto fui montando este texto, percebi uma coisa — muito óbvia, você verá — que foi reveladora. A lógica do programa é simples: tudo o que está no menu superior, em cada uma das guias, se refere ao cliente que você selecionou na guia Main. O menu vertical à esquerda repete o mesmo menu, mas reunindo dados de todos os clientes. É uma coisa ridícula, mas o design da tela parecia muito mais sem pé nem cabeça antes de eu entender isso. Menu vertical, dados gerais. Menu horizontal, dados por cliente.
Dentro do programa temos três tipos de funções (embora elas não estejam agrupadas nem sigam esta ordem): relacionamento com o cliente (dados de contato, tabela de preços, formas de pagamento, outras informações), controle do fluxo de trabalho (lista de trabalhos, calendário de entregas) e controle financeiro (invoices, pagamentos, balanços, relatórios de resultados).
As funções de relacionamento com o cliente (esses nomes eu estou inventando agora, não procure no programa) são seções que você preenche uma vez e esquece. O controle de fluxo de trabalho é o que você vai preenchendo e atualizando (marcando como entregue, por exemplo) ao longo do mês. E os controles financeiros você faz com alguns cliques quando chega a hora.
É ou não é uma belezinha?
PARTE 2
OPERAÇÕES BÁSICAS
Na parte 1, contei a historinha de como cheguei ao TO3000. Agora fiz um passo-a-passo básico das primeiras operações, para você poder começar a ver o que ele faz.
Sugiro que você comece a registrar os trabalhos a partir do início de um mês, para facilitar as coisas. Quando comecei a experimentar, incluí alguns trabalhos de meses anteriores que ainda não haviam sido pagos, mas sem detalhar, para não perder tempo. Por exemplo, englobei um mês inteiro de um mesmo cliente em um “Traduções – ABRIL”, como se tivesse sido solicitado dia 01/04 e entregue dia 30/04.
Começando do começo
Eu comecei registrando clientes, mas logo vi que é mais fácil começar pela política de preços. Sugiro seguir esta ordem, para ir entendendo como funciona tudo ali dentro.
Defina os serviços prestados
Settings > Business > Groups of services
Aqui eu tenho TRA (tradução), REV (revisão), SUB (legendagem), DTP (desktop publishing), além de “-None-“ e “Others”, que são predeterminados. Decidi usar códigos de 3 letras porque servem para os três idiomas com que trabalho (bem, SUB não vale para o português, mas enfim). Isso permite que as propostas e faturas fiquem claras para qualquer cliente.
Settings > Business > Services
São os pares de idiomas ou as atividades específicas. Tenho ENG > POR, POR > SPA, SPA > POR, ENG > SPA, proofreading, reviewing, timing, ppt design, retyping, todos os serviços que costumo prestar.
Setting > Business > Volume Units
Tenho “words”, “hours”, “minutes”, “flat fee” e “minimum rate”.
As opções Currencies, Exchange Rates, Taxes, Discounts/Markups, Countries e Payment Methods são bem óbvias. Confesso que Categories até agora não usei.
Revisão JAN2016:
Mandei algumas sugestões para a AIT, entre elas a ideia de perfis, de modo que uma mesma categoria (por exemplo, uma unidade de volume), possa ter diferentes "etiquetas", uma em cada idioma de trabalho. Mas o que estou pensando em fazer agora é usar termos mais claros, em vez de abreviações. Por exemplo, palavras para clientes brasileiros, words para clientes com quem me comunico em inglês e palabras para clientes com quem me comunico em espanhol.
Preços
Se você pratica os mesmos preços para muitos clientes, ou simplesmente quer ter uma tabela base para seguir sem pensar, vale a pena clicar no item “General Prices for Clients”, no menu vertical esquerdo. (Se não quiser fazer isso e preferir atribuir valores específicos para cada cliente, também é possível, como vamos ver.)
Aqui é fácil: você clica em New, seleciona o grupo de serviços (por exemplo, TRA), o serviço em questão (por exemplo, ENG > POR), a unidade e a moeda, e especifica o valor para esse serviço. Repita o mesmo para cada tipo de serviço.
Feito isto, agora vamos começar a colocar os clientes na base de dados. Primeira pisada na bola no mapa do programa: a guia “Main” deveria estar um nível acima das demais guias (“Contacts”, “Marketing”, etc.), porque todas elas são específicas de cada cliente, e a guia “Main” é a lista de clientes. Relevemos.
Main > New Client
Eu costumo usar a opção Quick Creation, e depois acrescento os detalhes. Assim, você só coloca o nome do cliente, um código (eu uso 3 letras, gosto da uniformidade, mas você pode escolher outro ou deixar o programa gerar o código automaticamente) e a moeda. (Novamente, meu disclaimer: vou explicar o que eu conheço e já uso. Tem várias coisas que eu passo batido e até agora não precisei. Os recursos de que precisei, já consegui dominar.)
Coloque ao menos um contato (que é necessário para gerar orçamentos ou invoices) e lá vamos para os preços. Se você fez uma tabela geral, pode escolher copiá-la (toda ou em parte) para o cliente. Se não, atribui um preço a cada serviço, como descrito acima.
Orçamentos
Vamos ver como criar um orçamento, embora não seja imprescindível para criar um Client Job. A maioria dos meus clientes são regulares, os preços já estão acertados, então crio o trabalho direto, mas se for preciso orçar, vamos primeiro ao “Quotes”.
Quotes > New Quote
Eu costumo preencher:
· Client PM
· Quote name
· Client Jobs > New
Os passos são os mesmos para criar um trabalho dentro ou fora de um orçamento:
Name. Gosto de copiar e colar o nome do arquivo, para não ter possibilidade de confusão com outro arquivo de nome parecido.
Group, Service. Sem sustos.
Volume. Coloque o número, lembrando de selecionar a unidade (palavras, minutos, etc), senão você não consegue atribuir o preço depois. Se quiser usar a contagem do AnyCount é só carregar o arquivo.
Também pode usar a contagem da sua CAT. Aí vem outro passo difícil de adivinhar: clicar em CATCount > Log > Load para usar o arquivo de contagem da sua CAT, previamente exportado. (Dentro da opção CATCount, tem o esquema de desconto por matches, que eu, como não trabalho com agências, não uso.) Se você quiser colocar o preço manualmente, é só digitar o valor. Mas também pode só clicar em “Prices” e ele puxa o preço da tabela do cliente.
Agora vem o cronograma: você coloca, no campo “Assigned” a data de solicitação e no campo “Deadline”, a data prevista para a entrega. Eu custei a entender os botões “=Now”, “=Assigned”,“=Deadline” e “=Now”, mas são ótimos:
· Clique no =Now da esquerda se o serviço acaba de ser solicitado.
· Clique no =Assigned para copiar a hora de solicitação para o campo deadline – claro, não será para esse mesmo momento, mas é mais fácil jogar só um dia pra cima, ou algumas horas, do que modificar dia, mês, ano, hora e minuto.
· Clique no =Deadline, na parte “Completed”, para indicar que você entregou o serviço exatamente no prazo (ou dentro dele, se não for tão importante registrar o momento exato).
· Clique no =Now da direita para indicar que você acaba de entregar o serviço.
Nunca usei o “Optional Status” (Normal, On Hold, Planned), mas evidentemente pode ser útil.
No alto, à direita, ainda na janela do “Client Job”, tem dois campos bem úteis, “Client Ref” e “Client PO”. Se você já recebe um número de referência ou um PO# com a solicitação do serviço, coloque djá. Você vai ficar muito feliz na hora de fazer a fatura.
Duas guias com espaço para texto livre, “Instructions” e “Work Notes”, embora eu só tenha usado uma vez, podem ser bem úteis em alguns casos.
Custom Fields
Em quase todos os trabalhos envolvendo português e espanhol, faço parceria com a minha sócia, uma traduzindo, a outra revisando. O TO3000 não ajuda muito nesse caso, porque não tem forma de registrar serviços delegados ou divididos com colegas. Encontrei uma solução mais ou menos prática, que foi criar um checkbox “Outsourced”, um campo “Translator %” e um “Reviewer %”. Quando um colega participa do trabalho, clico no “Outsourced”. E, conforme o serviço que é delegado, preencho com a porcentagem que lhe corresponde: por exemplo, 70 no campo “Translator %”, se minha sócia traduz e eu reviso, ou 30 no campo “Reviewer %” se for o contrário.
Você pode criar um .rtf da solicitação do trabalho, se precisar, mas eu nunca precisei.
Então pronto, o “Client Job” está devidamente criado.
Se você clicar na guia “Schedule”, a última da direita, vai ver uma faixinha com o nome do trabalho, que se estende do dia da solicitação até a data prevista para a entrega. Todos os trabalhos desse mesmo cliente aparecerão juntos ali. E, seguindo a lógica do programa, se clicar em “Schedule of Client Jobs” no menu vertical da esquerda, verá o cronograma geral, incluindo todos os trabalhos de todos os clientes.
Client Jobs
No menu vertical, ao clicar em “Client Jobs”, você vê um listado completo de todos os trabalhos registrados. Dois menus drop-down na parte superior esquerda, “Status” e “Invoiced”, ajudam a selecionar o que você quer ver. Por exemplo, trabalhos ainda pendentes (status: “Not Completed”, invoiced “All”) ou trabalhos já entregues que você precisa faturar (status: “Completed”, invoiced: “No”). Depois de registrar alguns (ou todos) os trabalhos que você tem pela frente, vem a parte que eu mais gostei quando comecei a usar o programa: “Calculate Totals”. Um único botão e eu já tinha ali o número do que tinha agendado para o mês.
Revisão JAN2016:
Na versão 11, o botão "Calculate Totals" foi eliminado e o total fica permanentemente visível no canto inferior esquerdo. Melhor ainda.