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Como o Translation Office 3000 mudou a minha vida - parte 2

OPERAÇÕES BÁSICAS

 

No texto anterior, contei a historinha de como cheguei ao TO3000. Agora fiz um passo-a-passo básico das primeiras operações, para você poder começar a ver o que ele faz.

 

Sugiro que você comece a registrar os trabalhos a partir do início de um mês, para facilitar as coisas. Quando comecei a experimentar, incluí alguns trabalhos de meses anteriores que ainda não haviam sido pagos, mas sem detalhar, para não perder tempo. Por exemplo, englobei um mês inteiro de um mesmo cliente em um “Traduções – ABRIL”, como se tivesse sido solicitado dia 01/04 e entregue dia 30/04.

 

 

Começando do começo

 

Eu comecei registrando clientes, mas logo vi que é mais fácil começar pela política de preços. Sugiro seguir esta ordem, para ir entendendo como funciona tudo ali dentro.

 

 

Defina os serviços prestados

 

Settings > Business > Groups of services

Aqui eu tenho TRA (tradução), REV (revisão), SUB (legendagem), DTP (desktop publishing), além de “-None-“ e “Others”, que são predeterminados. Decidi usar códigos de 3 letras porque servem para os três idiomas com que trabalho (bem, SUB não vale para o português, mas enfim). Isso permite que as propostas e faturas fiquem claras para qualquer cliente.

 

Settings > Business > Services

São os pares de idiomas ou as atividades específicas. Tenho ENG > POR, POR > SPA, SPA > POR, ENG > SPA, proofreading, reviewing, timing, ppt design, retyping, todos os serviços que costumo prestar.

 

Setting > Business > Volume Units

Tenho “words”, “hours”, “minutes”, “flat fee” e “minimum rate”.

 

As opções Currencies, Exchange Rates, Taxes, Discounts/Markups, Countries e Payment Methods são bem óbvias. Confesso que Categories até agora não usei.

 

Revisão JAN2016:

Mandei algumas sugestões para a AIT, entre elas a ideia de perfis, de modo que uma mesma categoria (por exemplo, uma unidade de volume), possa ter diferentes "etiquetas", uma em cada idioma de trabalho. Mas o que estou pensando em fazer agora é usar termos mais claros, em vez de abreviações. Por exemplo, palavras para clientes brasileiros, words para clientes com quem me comunico em inglês e palabras para clientes com quem me comunico em espanhol.

 

 

Preços

Se você pratica os mesmos preços para muitos clientes, ou simplesmente quer ter uma tabela base para seguir sem pensar, vale a pena clicar no item “General Prices for Clients”, no menu vertical esquerdo. (Se não quiser fazer isso e preferir atribuir valores específicos para cada cliente, também é possível, como vamos ver.)

 

Aqui é fácil: você clica em New, seleciona o grupo de serviços (por exemplo, TRA), o serviço em questão (por exemplo, ENG > POR), a unidade e a moeda, e especifica o valor para esse serviço. Repita o mesmo para cada tipo de serviço.

 

Feito isto, agora vamos começar a colocar os clientes na base de dados. Primeira pisada na bola no mapa do programa: a guia “Main” deveria estar um nível acima das demais guias (“Contacts”, “Marketing”, etc.), porque todas elas são específicas de cada cliente, e a guia “Main” é a lista de clientes. Relevemos.

 

Main > New Client

 

Eu costumo usar a opção Quick Creation, e depois acrescento os detalhes. Assim, você só coloca o nome do cliente, um código (eu uso 3 letras, gosto da uniformidade, mas você pode escolher outro ou deixar o programa gerar o código automaticamente) e a moeda. (Novamente, meu disclaimer: vou explicar o que eu conheço e já uso. Tem várias coisas que eu passo batido e até agora não precisei. Os recursos de que precisei, já consegui dominar.)

 

Coloque ao menos um contato (que é necessário para gerar orçamentos ou invoices) e lá vamos para os preços. Se você fez uma tabela geral, pode escolher copiá-la (toda ou em parte) para o cliente. Se não, atribui um preço a cada serviço, como descrito acima.

 

 

Orçamentos

Vamos ver como criar um orçamento, embora não seja imprescindível para criar um Client Job. A maioria dos meus clientes são regulares, os preços já estão acertados, então crio o trabalho direto, mas se for preciso orçar, vamos primeiro ao “Quotes”.

 

Quotes > New Quote

 

Eu costumo preencher:

·         Client PM

·         Quote name

·         Client Jobs > New

 

Os passos são os mesmos para criar um trabalho dentro ou fora de um orçamento:

 

Name. Gosto de copiar e colar o nome do arquivo, para não ter possibilidade de confusão com outro arquivo de nome parecido.

 

Group, Service. Sem sustos.

 

Volume. Coloque o número, lembrando de selecionar a unidade (palavras, minutos, etc), senão você não consegue atribuir o preço depois. Se quiser usar a contagem do AnyCount é só carregar o arquivo.

Também pode usar a contagem da sua CAT. Aí vem outro passo difícil de adivinhar: clicar em CATCount > Log > Load para usar o arquivo de contagem da sua CAT, previamente exportado. (Dentro da opção CATCount, tem o esquema de desconto por matches, que eu, como não trabalho com agências, não uso.) Se você quiser colocar o preço manualmente, é só digitar o valor. Mas também pode só clicar em “Prices” e ele puxa o preço da tabela do cliente.

 

Agora vem o cronograma: você coloca, no campo “Assigned” a data de solicitação e no campo “Deadline”, a data prevista para a entrega. Eu custei a entender os botões “=Now”, “=Assigned”,“=Deadline” e “=Now”, mas são ótimos:

·       Clique no =Now da esquerda se o serviço acaba de ser solicitado.

·       Clique no =Assigned para copiar a hora de solicitação para o campo deadline – claro, não será para esse mesmo momento, mas é mais fácil jogar só um dia pra cima, ou algumas horas, do que modificar dia, mês, ano, hora e minuto.

·       Clique no =Deadline, na parte “Completed”, para indicar que você entregou o serviço exatamente no prazo (ou dentro dele, se não for tão importante registrar o momento exato).

·       Clique no =Now da direita para indicar que você acaba de entregar o serviço.

 

Nunca usei o “Optional Status” (Normal, On Hold, Planned), mas evidentemente pode ser útil.

 

No alto, à direita, ainda na janela do “Client Job”, tem dois campos bem úteis, “Client Ref” e “Client PO”. Se você já recebe um número de referência ou um PO# com a solicitação do serviço, coloque djá. Você vai ficar muito feliz na hora de fazer a fatura.

 

Duas guias com espaço para texto livre, “Instructions” e “Work Notes”, embora eu só tenha usado uma vez, podem ser bem úteis em alguns casos.

 

Custom Fields

 

Em quase todos os trabalhos envolvendo português e espanhol, faço parceria com a minha sócia, uma traduzindo, a outra revisando. O TO3000 não ajuda muito nesse caso, porque não tem forma de registrar serviços delegados ou divididos com colegas. Encontrei uma solução mais ou menos prática, que foi criar um checkbox “Outsourced”, um campo “Translator %” e um “Reviewer %”. Quando um colega participa do trabalho, clico no “Outsourced”. E, conforme o serviço que é delegado, preencho com a porcentagem que lhe corresponde: por exemplo, 70 no campo “Translator %”, se minha sócia traduz e eu reviso, ou 30 no campo “Reviewer %” se for o contrário.

 

Você pode criar um .rtf da solicitação do trabalho, se precisar, mas eu nunca precisei.

 

Então pronto, o “Client Job” está devidamente criado.

 

Se você clicar na guia “Schedule”, a última da direita, vai ver uma faixinha com o nome do trabalho, que se estende do dia da solicitação até a data prevista para a entrega. Todos os trabalhos desse mesmo cliente aparecerão juntos ali. E, seguindo a lógica do programa, se clicar em “Schedule of Client Jobs” no menu vertical da esquerda, verá o cronograma geral, incluindo todos os trabalhos de todos os clientes.

 

 

Client Jobs

No menu vertical, ao clicar em “Client Jobs”, você vê um listado completo de todos os trabalhos registrados. Dois menus drop-down na parte superior esquerda, “Status” e “Invoiced”, ajudam a selecionar o que você quer ver. Por exemplo, trabalhos ainda pendentes (status: “Not Completed”, invoiced “All”) ou trabalhos já entregues que você precisa faturar (status: “Completed”, invoiced: “No”). Depois de registrar alguns (ou todos) os trabalhos que você tem pela frente, vem a parte que eu mais gostei quando comecei a usar o programa: “Calculate Totals”. Um único botão e eu já tinha ali o número do que tinha agendado para o mês.

Revisão JAN2016:

Na versão 11, o botão "Calculate Totals" foi eliminado e o total fica permanentemente visível no canto inferior esquerdo. Melhor ainda.

 

 

Se você achou este texto útil e decidir comprar o programa, por favor, use este link http://www.translation3000.com/525.html. Assim você me ajuda a somar pontos com a AIT e em troca ofereço toda a ajuda que puder, é só entrar em contato comigo aqui no site.

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